UPK PNPM GEMBONG: SOP UPK GEMBONG 2010UPK GEMBONG

SOP UPK GEMBONG 2010

STANDAR OPERASIONAL DAN PROSEDUR (SOP)

UNIT PENGELOLA KEGIATAN KEC. GEMBONG

KABUPATEN PATI


PENDAHULUAN

Unit Pengelola Kegiatan (UPK) merupakan lembaga yang sangat strategis dalam kaitannya pelaksanaan program pemerintah dalam mengentaskan kemiskinan sebagai upaya menuju masyarakat yang sejahtera dan mandiri.

UPK sebagai lembaga hasil Program Pengembangan Kecamatan (PPK) mempunyai peran dan fungsi sebagai lembaga pengelola, pemelihara dan pelestari hasil-hasil PPK. Dengan terbentuknya Badan Kerjasama Antar Desa (BKAD) sebagai pelaksanaan amanat UU 32 tahun 2004 tentang Pemerintahan Daerah; PP 72 tahun 2005 tentang Desa, pasal 82, 83, 84 tentang Kerjasama Desa; Surat Edaran Mendagri nomor 414.2/1402/PMD tahun 2006 tentang Perlindungan dan Pelestarian Asset-Asset PPK; Surat Gubernur Jawa Tengah No 414.2/13714 tanggal 11 Juni 2007 tentang Pelestarian Asset-Asset PPK; Peraturan Daerah Kabupaten Pati No 16 Tahun 2007, maka selanjutnya UPK merupakan bagian dari BKAD dan berkewajiban taat pada aturan-aturan dalam BKAD yang tertuang di Anggaran Dasar dan Anggaran Rumah Tangga BKAD (AD/ART BKAD).

Aturan yang tertuang dalam AD/ART BKAD merupakan aturan pokok dan bersifat umum sehingga dalam tataran pelaksanaan pengelolaan UPK belum menyentuh terhadap kebutuhan prosedur UPK. Dalam alur inilah perlu adanya pedoman kerja bagi Pengurus/Pengelola UPK dan lembaga lainnya dalam mengelola kegiatan ke-UPK-an, untuk itulah perlu disusun suatu pedoman yang berfungsi sebagai standar kerja pengelola yang tertuang dalam bentuk Standar Operasional dan Prosedur UPK (SOP UPK)

UPK menyebar dibeberapa kecamatan diwilayah kabupaten Pati yang pernah mendapat program PPK mempunyai keunikan, karakteristik dan kondisi masyarakat serta kelembagaan UPK yang berbeda antara satu dengan yang lainnya. Keadaan ini merupakan salah satu dasar bahwa penyusunan SOP UPK didasarkan pada keadaan masing-masing kecamatan sesuai karakteristik wilayah dan kemampuan UPK. Demikian juga SOP UPK Kecamatan Gembong ini disusun berdasarkan keadaan dan karakteristik wilayah kecamatan Gembong yang tentu saja berbeda dengan kecamatan lainnya.


VISI UPK

Adalah terwujudnya kelembagaan yang profesional dan mampu mengantarkan masyarakat untuk meraih kesejahteraan serta kemandirian dalam perspektif partisipasi dan pemberdayaan masyarakat.


MISI UPK

  1. Pelestarian dan pengembangan kelembagaan dan hasil-hasil kegiatan yang telah dilakukan dalam PPK dan PNPM sesuai dengan prinsip yang berlaku.

  2. Penguatan kelembagaan pengelolaan keuangan mikro dalam penyediaan dana bergulir guna mendukung kegiatan usaha masyarakat dalam kelompok-kelompok usaha, khususnya yang berasal dari Rumah Tangga Miskin (RTM).

  3. Peningkatan kapasitas kelembagaan masyarakat, aparat pemerintah desa dan kecamatan dalam memfasilitasi sistem pembangunan partisipatif yang berkaitan dengan pemberdayaan masyarakat.

  4. Mengakomodasi usulan kegiatan pembangunan dari masyarakat ke dalam perencanaan pembangunan daerah.

  5. Meningkatkan keterpaduan antar program/kegiatan penanggulangan kemiskinan di daerah.

  6. Mewujudkan sinkronisasi antara perencanaan program, perencanaan penganggaran, pelaksanaan dan pengawasan pembangunan daerah setingkat kecamatan.

  7. Mewujudkan sistem penganggaran pemerintah daerah yang memungkinkan tersedianya alokasi dana bantuan langsung masyarakat (BLM) dan atau bantuan pihak ketiga yang bisa diorganisir antar desa dan atau setingkat kecamatan.


  1. STANDAR KERJA PENGELOLAAN ORGANISASI

  1. Pengurus/Pengelola UPK

        1. Uraian Tugas Pengurus/Pengelola UPK

Unit Pengelola Kegiatan (UPK) adalah lembaga yang berfungsi dan bertanggung jawab sebagai pelaksana mandat BKAD. Pengelola UPK minimal terdiri dari Ketua, Sekretaris dan Bendahara. Pengelola UPK berasal dari anggota masyarakat yang diajukan dan dipilih berdasarkan hasil MAD. Tugas dan tanggungjawab Pengelola UPK adalah :

  1. Bertanggungjawab terhadap seluruh pengelolaan modal BKAD.

  2. Bertanggungjawab terhadap seluruh pengelolaan dana PNPM-PPK dan/atau program sejenis di kecamatan.

  3. Bertanggungjawab terhadap pengelolaan administrasi dan pelaporan seluruh transaksi, baik keuangan maupun non-keuangan yang sesuai dengan kebutuhan dan ketentuan PNPM-PPK.

  4. Bertanggungjawab terhadap pengelolaan dokumen PNPM-PPK.

  5. Bertanggungjawab terhadap pengelolaan dana bergulir dari BLM yang dialokasikan untuk kegiatan UEP dan SPP, mapun sumber dana lain dari program pemerintah dan swasta.

  6. Melakukan pembinaan terhadap kelompok peminjam.

  7. Melakukan sosialisasi dan penegakan prinsip-prinsip BKAD PNPM-PPK bersama dengan pelaku lainnya.

  8. Membuat perencanaan keuangan (anggaran) dan rencana kerja sesuai dengan kepentingan PNPM- PPK dan/atau program sejenis di kecamatan serta disampaikan pada MAD untuk mendapat pengesahan.

  9. Membuat pertanggungjawaban keuangan dan realisasi rencana kerja pada MAD sesuai dengan kebutuhan. Bahan laporan pertanggungjawaban disampaikan kepada seluruh pelaku desa yang terkait langsung; paling lambat satu minggu sebelum pelaksanaan MAD.

  10. Melakukan bimbingan teknis dan pemeriksaan secara langsung administrasi dan pelaporan pelaku desa.

  11. Membuat draft aturan perguliran yang sesuai dengan prinsip dan mekanisme PNPM-PPK dan BKAD untuk disahkan oleh MAD dengan tujuan pelestarian dana bergulir.

  12. Melakukan fasilitasi kerjasama dengan pihak lain dalam kaitannya dengan pengembangan potensi wilayah.

  13. Melakukan penguatan kelompok peminjam dalam kelembagaan pengelolaan keuangan, pengelolaan pinjaman dan memfasilitasi pengembangan usaha kelompok atau penerima manfaat.

  14. Membantu pengembangan kapasitas pelaku-pelaku usaha dalam kelompok melalui pelatihan, bimbingan lapangan dan pendampingan.

  15. Mendorong transparansi dalam pengelolaan keuangan, pengelolaan pinjaman, perkembangan program dan informasi lainnya melalui papan informasi dan menyampaikan secara langsung kepada pihak yang membutuhkan.

  16. Bersama pelaku lain melakukan fasilitasi penyelesaian permasalahan-permasalahan yang menyangkut perencanaan, pelaksanaan dan pelestarian.


        1. Jabatan Pengurus/Pengelola UPK

Tugas dan wewenang masing–masing jabatan Pengurus/Pengelola UPK adalah :

    1. Ketua

Peran dan fungsi ketua sebagai penanggung jawab operasioanl kegiatan UPK dan mempunyai tugas serta wewenang sebagai berikut :

          1. Bertangung jawab dan memimpin jalannya kegiatan-kegiatan UPK.

          2. Melakukan pengendalian terhadap semua sumber daya yang ada di UPK

          3. Bertanggung jawab dan memimpin atas kemajuan dan pelaksanaan kegiatan UPK sesuai visi, misi serta prinsip-prinsip UPK.

          4. Mendelegasikan sebagian tugas atau seluruhnya sesuai kebutuhan kepada setiap personil dalam UPK sesuai dengan bidang kerja masing-masing personil.

          5. Bertanggung jawab dalam membimbing, mengarahkan, memimpin dan mengawasi kegiatan-kegiatan semua perangkat dan atau bagian unit kerja yang ada dibawahnya.

          6. Menandatangani semua dokumen-dokumen, surat-surat berharga dan/atau surat lainnya yang berhubungan dengan penyelenggaraan pengelolaan UPK.

          7. Bertanggung jawab terhadap kebenaran keadaan kegiatan dan keuangan yang dikelola UPK.

          8. Bertanggung jawab terhadap kebenaran laporan yang disampaikan kepada pihak-pihak terkait.

          9. Berkewajiban mengadakan pemeriksaan terhadap kebenaran semua catatan-catatan kegiatan dan keuangan UPK.

          10. Bersama Personil laian menyusun Program Kerja UPK yang terdiri Program, kegiatan dan rencana keuangan melalui berbagai proyeksi keuangan tahunan, bulanan dan mingguan

          11. Memimpin rapat-rapat dingkat pelaku UPK dalam rangka evaluasi mingguan, bulanan dan tahunan maupun dalam pelaksanaan kegiatan

          12. Menyampaikan laporan pertanggungjawaban kegiatan dan keuangan UPK dalam forum MAD.

          13. Menjalin kerjasama dengan pihak lain, demi pengembangan usaha

    1. Sekretaris

Sekretaris berperan dan berfungsi sebagai penanggung jawab atas segala kearsipan dokumen baik yang menyangkut masalah pengelolaan administrasi kegiatan dan Pelaporan proses kegiatan UPK dan mempunyai tugas serta wewenang sebagai berikut :

                1. Bertanggung jawab kepada ketua.

                2. Mewakili segala urusan ketua jika ketua berhalangan menjalankan tugas-tugas ketua.

                3. Membantu dan menjalankan tugas-tugas yang diberikan oleh ketua.

                4. Bertanggungjawab atas semua hal yang berkaitan dengan ketertiban dan kelancaran jalannya organisasi dalam mencapai tujuan.

                5. Bertanggungjawab terhadap semua hal yang berkaitan dengan keamanan dan kelengkapan keperluan rumah tangga organisasi.

                6. Bertanggungjawab dan menjalankan kegiatan-kegiatan yang berhubungan dengan administrasi perkantoran yang efektif, efisien dan professional.

                7. Bertindak sebagai humas UPK.

                8. Mengelola inventaris

                9. Memberikan informasi, saran dan pandangan kepada ketua mengenai perkembangan situasi kegiatan dan memperlancar kinerja UPK.

    1. Bendahara

Bendahara berperan dan berfungsi Sebagai penanggungjawab dalam pengelolaan Pembukuan dan Laporan keuangan dan mempunyai tugas serta wewenang sebagai berikut :

    1. Bertanggung jawab kepada ketua.

    2. Membantu dan menjalankan tugas-tugas yang diberikan oleh ketua.

    3. Bertanggungjawab atas semua kegiatan yang berkaitan dengan penerimaan dan pengeluaran keuangan UPK.

    4. Bertanggungjawab dan menjalankan kegiatan-kegiatan yang berhubungan dengan pengadministrasian keuangan UPK yang efektif, efisien dan profesional yang sesuai dengan prinsip-prinsip UPK.

    5. Membuat, melaporkan dan menyampaikan keadaan keuangan secara periodik kepada ketua.

    6. Memberikan saran dan pandangan kepada ketua mengenai situasi, khususnya mengenai keadaan keuangan UPK, dan memperlancar kinerja UPK.

    7. Memberikan informasi – informasi yang berkaitan dengan keadaan keuangan dan kegiatan UPK sebagai bahan untuk pengambilan keputusan.

    1. Bagian Unit Kerja Lainnya

    1. Bertanggungjawab kepada ketua.

    2. Bertanggungjawab dan menjalankan kegiatan-kegiatan lainnya yang diperlukan dalam mengelola UPK sesuai dengan fungsinya.

    3. Bertanggungjawab dalam kelancaran kegiatan UPK.


3. Perekrutan Pengurus/Pengelola UPK

a. Persyaratan Pengurus/Pengelola UPK

Persyaratan Pengurus/Pengelola UPK adalah :

  1. Bertaqwa kepada Tuhan Yang Maha Esa.

  2. Mempunyai sifat jujur dalam mengelola UPK.

  3. Mempunyai ketrampilan kerja dalam mengelola UPK.

  4. Tidak pernah terlibat dalam perbuatan pidana/dihukum khususnya pidana korupsi.

  5. Pendidikan serendah-rendahnya lulusan SLTA.

  6. Mempunyai kemampuan dan pengetahuan menejerial dalam mengelola organisasi.

  7. Mempunyai komitmen yang kuat dalam kegiatan pemberdayaan masyarakat.

  8. Mempunyai wawasan lokal, regional dan/atau nasional.

  9. Mempunyai komitmen untuk mengembangkan serta memajukan UPK, dan

  10. Memenuhi syarat-syarat lainnya yang ditentukan oleh Tim/Panitia Seleksi.




    1. Tata Cara Seleksi/Rekruitmen

    1. Pemilihan Pengurus/Pengelola UPK dan/atau Pengisian kekosongan Pengurus/Pengelola UPK diatur dengan tata cara sebagai berikut :

    1. Pengurus BKAD membentuk Tim/Panitia Seleksi Calon Pengurus/Pengelola UPK, yang terdiri dari :

    1. 1 (satu) orang dari unsur BKAD (Pengurus atau anggota)

    2. 1 (satu) orang dari unsur Badan Pengawas (BP UPK)

    3. 1 (satu) orang dari unsur Pengurus/Pengelola UPK

    4. 1 (satu) orang dari unsur Kepala Desa

    5. 1 (satu) orang dari unsur Pemerintahan Kecamatan dalam hal ini adalah Penanggungjawab Operasional Kegiatan (PjOK) Kecamatan.

    1. Tim/Panitia Seleksi Calon Pengurus/Pengelola UPK menyampaikan pengumuman tentang seleksi tersebut secara terbuka kepada masyarakat.

    2. Bakal calon Pengurus/Pengelola UPK yang memenuhi persyaratan diajukan oleh desa-desa diwilayah kecamatan Gembong.

    3. Bakal calon Pengurus/Pengelola UPK yang diajukan desa-desa tersebut harus disetujui oleh masyarakat dan ditetapkan dalam musyawarah desa (musdes) pemilihan calon Pengurus/Pengelola UPK serta dilampirkan Berita Acara Musdes.

    4. Bakal calon Pengurus/Pengelola UPK yang diajukan oleh desa-desa tersebut membuat surat lamaran yang dilengkapi dengan curriculum vitae (CV) yang bersangkutan kepada Tim/Panitia Seleksi.

    5. Bagi pelamar yang secara administrasi telah memenuhi persyaratan akan dipanggil untuk menjalani tes seleksi.

    6. Bakal calon Pengurus/Pengelola UPK diseleksi oleh Tim/Panitia Seleksi Pengurus/Pengelola UPK.

    7. Dari hasil seleksi tersebut ditetapkan beberapa orang yang layak sebagai calon Pengurus/Pengelola UPK untuk dilakukan cek latar belakang pelamar.

          1. Dari hasil proses cek latar belakang oleh Tim/Panitia Seleksi ditetapkan calon Pengurus/Pengelola UPK yang akan diajukan dalam Forum MAD.

              1. Bila calon yang ditetapkan tersebut sebanyak 1 (satu) orang, maka calon bersangkutan langsung ditetapkan/disahkan menjadi Pengurus/Pengelola UPK dalam forum MAD.

              2. Bila calon yang diajukan dalam forum MAD lebih dari 1 (satu) orang maka calon Pengurus/Pengelola UPK yang lolos seleksi tersebut menyampaikan visi & misinya dalam Forum MAD.

              3. Setelah calon Pengurus/Pengelola UPK menyampaikan visi dan misinya, maka peserta forum MAD akan memilih dan menetapkan calon Pengurus/Pengelola UPK tersebut (sesuai dengan kebutuhan lowongan) dengan cara musyawarah mufakat atau aklamasi dan/atau secara pemilihan langsung (voting).

        1. Bila terjadi lowongan jabatan antar waktu pada Pengurus/Pengelola UPK maka kekosongan jabatan tersebut harus segera diisi selambat-lambatnya 30 hari sejak kekosongan tersebut terjadi.

4. Pemberhentian dan Pergantian Pengurus/Pengelola UPK

                1. Pemberhentian dan pergantian Pengurus/Pengelola UPK dilakukan dalam forum MAD

  1. Pengurus/Pengelola UPK bisa diberhentikan dan diganti bila:

    1. Mengundurkan diri.

    2. Telah habis masa kerjanya

    3. Meninggal dunia.

    4. Melalaikan tugas dan atau tidak bisa menjalankan kewajibannya sebagai pengelola tanpa alasan yang bisa dipertanggungjawabkan secara berturut-turut selama 30 (tigapuluh) hari atau lebih.

    5. Menyalahgunakan / menyelewengkan wewenang yang berakibat merugikan keuangan UPK.

  1. Bila Pengurus/Pengelola UPK berhenti dengan berdasarkan hal-hal seperti yang diatur dalam angka 4 huruf b point 1), 2) dan 3), dan yang bersangkutan telah bekerja di UPK lebih dari dari 2 (dua) tahun, maka berhak menerima tunjangan kehormatan sebesar 5 (lima) kali gaji pokok.


            1. Pelanggaran dan Sanksi Pengurus/Pengelola UPK

                1. Pelanggaran Prosedur dan Sanksi

1) Pelanggaran Prosedur adalah pelanggaran yang bersifat administratif dan prosedural. Adapun yang termasuk pelanggaran prosedur antar lain meliputi :

          1. Pengelola UPK tidak masuk kerja selama 3 (tiga) hari berturut-turut tanpa seijin PJOK dan/atau konsultan/fasilitator.

          2. Pengelola UPK tidak melaksanakan tugasnya sesuai dengan tupoksinya

          3. Pengelola UPK mencairkan dana tidak sesuai dengan mekanisme yang telah ditetapkan oleh BKAD dalam forum MAD.

          4. Pengelola UPK dalam menjalankan tugasnya mengabaikan aturan yang ada, baik yang ditetapkan oleh BKAD dalam MAD maupun aturan dalam PNPM PPK.

          5. Pengelola UPK tidak melaksanakan ketentuan dalam Standar Operasional Prosedur.

2) Sanksi atas pelanggaran prosedural adalah berupa sanksi administratif, yaitu sanksi yang diberikan kepada Pengurus/Pengelola UPK atas pelanggaran yang bersifat administratif dan kesalahan prosedural.

a) Sanksi administratif ini bisa berupa antara lain :

  1. Teguran dan / atau Peringatan tertulis

  2. Dinonaktifkan sementara

  3. Reposisi kepengurusan

b) Sanksi yang berupa teguran / peringatan tertulis dan penonaktifan sementara Pengurus/Pengelola UPK yang melakukan kesalahan dilakukan oleh camat atas permintaan PjOK, Pengurus BKAD berdasarkan usulan / rekomendasi dari BP UPK.

  1. Pelanggaran Kode Etik

    1. Pelanggaran Kode etik adalah pelanggaran yang dilakukan oleh Pengurus / Pengelola UPK yang bersifat penyalahgunaan / penyelewengan wewenang, baik secara langsung maupun tidak langsung bisa merugikan keuangan UPK dan merugikan masyarakat sebagai kelompok peminjam. Pelanggaran kode etik antara lain berupa :

      1. Pengelola UPK menggunakan uang UPK untuk kepentingan pribadi.

      2. Pengelola UPK meminjam uang Kelompok dengan mengatasnamakan orang lain.

      3. Pengelola UPK meminjam uang di Kelompok dan di desa yang bukan tempat domisili Pengelola UPK yang bersangkutan.

      4. Pengelola UPK meminjam uang di Kelompok yang bersangkutan bukan anggota Kelompok tersebut.

      5. Pengelola UPK menyimpan atau menggunakan uang tunai dari setoran Kelompok lebih dari 3 x 24 jam

    1. Sanksi atas pelanggaran kode etik adalah sanksi yang bersifat dan berwujud sanksi hukum. Sanksi ini bias berupa :

          1. Mengembalikan semua asset sejumlah yang disalahgunakan.

          2. Diberhentikan dari jabatan dalam UPK.

          3. Diproses secara hukum yang berlaku di Indonesia.



3) Mekanisme Pemberian/Penerapan Sanksi

  1. Pemberian sanksi kepada Pengurus/Pengelola UPK bisa dilakukan jika yang bersangkutan benar-benar terbukti telah melakukan kesalahan dan untuk membuktikan kesalahan tersebut maka perlu dilakukan penelitian/pemeriksaan (investigasi) oleh tim khusus yang dibentuk oleh Pengurus BKAD.

  2. Dalam masa pemeriksaan (investigasi) tersebut diatas, maka Pengurus/Pengelola UPK yang bersangkutan berstatus non aktif dan tidak diperbolehkan melakukan tindakan yang mengatasnamakan serta untuk kepentingan UPK.


  1. Bila hasil investigasi terbukti bahwa yang bersangkutan benar-benar telah melakukan tindakan yang merugikan keuangan UPK, maka hasil tersebut merupakan rekomendasi bagi Pengurus BKAD untuk menyelenggarakan forum MAD (khusus) dan sebagai bahan bagi peserta MAD untuk membuat keputusan terhadap sanksi yang akan diberikan.

  2. Bila hasil investigasi menunjukkan tidak terbukti bersalah, maka semua hak dan wewenangnya sebagai Pengurus/Pengelola UPK yang bersangkutan harus segera dikembalikan.

  3. Pemberian sanksi yang bersifat tetap (reposisi kepengurusan, pemberhentian Pengurus/Pengelola UPK dan pengembalian asset UPK) dilakukan dan ditetapkan dalam forum MAD.


  1. Sistem Penggajian Pengurus/Pengelola UPK

    1. Prinsip-prinsip sistem penggajian :

        1. Keadilan

        2. Kelayakan

        3. Kemampuan

        4. Bersaing, dan

        5. Hasil Kerja

    1. Struktur Penggajian :

          1. Gaji Pokok

          2. Tunjangan - Tunjangan, yang meliputi :

            1. Tunjangan Jabatan

            2. Tunjangan Kesehatan

            3. Tunjangan Komunikasi

            4. Tunjangan Kehadiran

            5. Tunjangan Transport

            6. Tunjangan Hari Raya

            7. Tunjangan Perawatan Rumah Sakit

c. Penentuan Jumlah Gaji Pokok

        1. Gaji Pokok

            1. Pemberian besar jumlah keseluruhan gaji pokok yang diterima Pengurus/Pengelola UPK dibatasi dengan gaji terendah dan gaji tertinggi.

            2. Variabel tetap yang digunakan sebagai dasar penghitungan rencana gaji pokok terendah dan teringgi untuk 1 (satu) tahun buku yang akan berjalan adalah jumlah total asset produktif yang dimiliki UPK pada saat tutup buku pada tahun bersangkutan.

            3. Gaji pokok terendah ini diberikan kepada Pengurus/Pengelola UPK yang mempunyai masa kerja kurang dari 1 tahun dan/atau Pengurus/Pengelola yang mempunyai masa kerja paling sedikit.

            4. Gaji pokok terendah yang diberikan kepada pengurus/pengelola tidak boleh kurang dari jumlah yang telah ditentukan.

            5. Gaji pokok tertinggi ini diberikan kepada Pengurus/Pengelola UPK yang mempunyai masa kerja paling lama di UPK tersebut.

            6. Besar gaji dan tunjangan yang diterima oleh masing-masing Pengurus/Pengelola UPK menganut sistem pembayaran antara/bertingkat (payment range salary system), sehingga besar jumlah gaji dan tunjangan diantara masing-masing Pengurus/Pengelola UPK bisa sama dan berbeda sesuai dengan jabatan, pengalaman kerja, tingkat pendidikan, dll.

            7. Besaran gaji pokok yang diterima oleh masing-masing Pengurus/Pengelola UPK tidak boleh melebihi batas tertinggi yang telah ditentukan.

            8. Aturan dan penghitungan gaji dan tunjangan secara terperici akan diatur dalam SOP ini pada bagian Pengelolaan Keuangan UPK.

        1. Pembayaran gaji dan tunjangan Pengurus/Pengelola UPK dilakukan oleh bendahara UPK dengan diketahui PjOK.

        2. Pembayaran gaji dan tunjangan Pengurus/Pengelola UPK diberikan pada setiap bulan antara tanggal 1 s/d 5.


        1. Pengurus/Pengelola UPK berhak menerima kenaikan gaji dan kenaikan gaji tersebut dilakukan dengan mempertimbangkan :

            1. Hasil penilaian kinerja.

            2. Penyesuaian rata-rata biaya hidup (cost of living adjustment / COLA).

            3. Adanya penyesuaian standar gaji baru.

  1. Masa Kerja Pengurus/Pengelola UPK

              1. Masa kerja Pengurus/Pengelola UPK adalah sampai dengan usia 58 tahun.

              2. Pengalaman masa kerja Pengurus/Pengelola UPK dihitung mulai dari awal yang bersangkutan bergabung dengan PPK.

  1. Jam Kerja Pengurus/Pengelola UPK

Jam Kerja Pengurus/Pengelola diatur sebagai berikut :

                1. Hari Senin – Kamis : Jam 08.00 – 13.00 WIB

                2. Hari Jum’at : Jam 08.00 – 11.00

                3. Hari Sabtu : Libur

          1. Pelaporan

              1. Laporan Bulanan

                1. Setiap akhir bulan, Pengurus/Pengelola UPK berkewajiban membuat laporan bulanan dan minimal dikirimkan kepada Pengurus BKAD dan Camat/PjOK serta tembusannya dikirimkan ke Tim Koordinasi Pengendali Program Kabupaten.


                1. Dokumen Laporan Bulanan UPK berisi :

  1. Sampul Depan

  2. Daftar Isi

  3. Laporan Keuangan UPK :

                  1. Neraca UPK

                  2. Laporan Operasional (L/R)

                  3. Laporan Perkembangan Pinjaman SPP dan UEP

                  4. Laporan Kolektibilitas Pinjaman SPP dan UEP

                  5. Laporan Stock Opname Kas Tunai

                  6. Rekonsiliasi Rekening

                  7. Fotokopi Rekening Bank

  1. Laporan Inventaris

  2. Laporan Kesehatan UPK

  3. Laporan Rekapitulasi Masalah, dan

  4. Laporan lainnya yang diperlukan.

  1. Laporan Tutup Buku

              1. Setelah tanggal 31 Desember, Pengurus/Pengelola UPK berkewajiban membuat laporan Tutup Buku dan minimal dikirimkan kepada Pengurus BKAD dan Camat/PjOK serta tembusannya dikirimkan ke Tim Koordinasi Pengendali Program Kabupaten.

              2. Dokumen Laporan Tutup Buku UPK berisi :

                  1. Sampul Depan

                  2. Daftar Isi

                  3. Berita Acara Tutup Buku

                  4. Gambaran/Profil UPK

                  5. Laporan Keuangan UPK per 31 Desember Tahun Bersangkutan :

  1. Neraca Akhir Tahun

  2. Laporan Operasional Akhir Tahun

  3. Laporan Perkembangan Pinjaman SPP dan UEP

  4. Laporan Kolektibilitas Pinjaman SPP dan UEP

  5. Hasil Audit

  6. Berita Acara Pengesahan Pemanfaatn Surplus (BA MAD Pj)

  7. Cash Opname

  8. Fotokopi Rekening Bank

  9. Rekonsiliasi Rekening

  10. Laporan Kesehatan UPK

                  1. Laporan Rekapitulasi Masalah

                  1. Laporan Keuangan Awal Tahun, yang terdiri dari :

  1. Laporan Perubahan Surplus Ditahan s/d Perubahan Modal

  2. Neraca setelah perubahan Surplus Ditahan

  3. Laporan Operasional Awal Tahun

  4. Laporan Perkembangan Pinjaman

  5. Laporan Kolektibilitas Pinjaman

  6. Rekonsiliasi Rekening Awal Tahun

C. Kesehatan UPK

1. Kesehatan UPK adalah laporan yang menjelaskan posisi tingkat kesehatan UPK.

2. Penilaian kesehatan UPK didasarkan pada rasio-rasio yang dihitung dengan perhitungan tertentu sehingga menghasilkan nilai, adapun perhitungannya terlampir pada bagian lain.

  1. Audit dan/atau Evaluasi Kinerja

1. Kinerja Pengurus/Pengelola UPK dievaluasi dan/atau diaudit sedikitnya 2 (dua) kali dalam setahun, yaitu pada pertengahan dan akhir tahun buku.

2. Audit dan/atau evaluasi terhadap kinerja Pengurus/Pengelola UPK bisa dilakukan oleh Camat/PjOK, Konsultan/Fasilitator, Badan Pengawas (BP UPK) dan lembaga pemeriksa milik pemerintah dan/atau lembaga pemeriksa independen lainnya.

  1. Hal-hal yang perlu dievaluasi adalah meliputi :

          1. Kondisi Umum UPK

          2. Kondisi Kegiatan Perguliran

          3. Kondisi Administrasi dan Pembukuan UPK

          4. Kondisi Keuangan UPK

          5. Kemampuan Pengurus UPK, dan

          6. Evaluasi bidang-bidang lainnya yang berkaitan dengan pengelolaan UPK.

  1. Form Pemeriksaan Terlampir

  1. Fasilitas/Inventaris Kantor

1. Pengertian

a. Inventaris adalah semua barang UPK yang bisa dikategorikan aktiva tetap (asset tetap).

b. Asset Tetap adalah sumber daya ekonomi yang dikuasai dan/atau dimiliki oleh sebuah perusahaan/organisasi (UPK) berupa aset berwujud yang mempunyai masa manfaat lebih dari 12 (dua belas) bulan untuk digunakan dalam menunjang kegiatan/sebuah proses produksi (jasa/barang).

c. Masa manfaat adalah Periode suatu aset yang diharapkan akan digunakan untuk aktivitas operasional.

d. Biaya perolehan adalah jumlah kas atau setara kas yang dibayarkan atau nilai wajar imbalan lain yang diberikan untuk memperoleh suatu aset pada saat perolehan atau konstruksi sampai dengan aset tersebut dalam kondisi dan tempat yang siap untuk dipergunakan.


  1. Pengelolaan Inventaris UPK

    1. Pengadaan/Pembelian Inventaris

                1. Pengurus/Pengelola UPK berhak melakukan pengadaan/pembelian barang untuk fasilitas kerja guna menciptakan kinerja yang profesional, efisien dan efektif.

                2. Rencana pengadaan inventaris UPK disampaikan oleh Pengurus/Pengelola UPK pada awal tahun dalam forum MAD untuk mendapat persetujuan.

                3. Pengadaan inventaris diluar rencana yang telah disetujui forum MAD, yang bersifat mendadak, mendesak dan merupakan kebutuhan kerja yang harus dipenuhi, maka Pengurus/Pengelola UPK dengan persetujuan PjOK dan BP UPK diperbolehkan melakukan tindakan pengadaan inventaris yang diperlukan tersebut.

                4. Pengadaan inventaris UPK dilakukan secara pembelian tunai dan tidak diperbolehkan dengan cara kredit.

                5. Pengadaan inventaris UPK harus dilengkapi dengan dokumen – dokumen dan/atau bukti – bukti yang asli dan sah.

                6. Pengadaan inventaris yang merupakan aktiva tetap yang nilai harganya sama atau lebih dari Rp. 15.000.000,- (Lima Belas Juta Rupiah) harus dibentuk Tim Pengadaan yang melibatkan unsur Pengurus/Pengelola UPK, BP UPK, BKAD dan PjOK.

    1. Inventaris Bukan dari Pembelian

Jenis barang inventaris yang didapatkan atau berasal dari pemberian atau hibah pemberlakuannya adalah sebagai berikut :

      1. Jika jenis barang/peralatan/Inventaris tersebut tidak berdampak pada pengeluaran kas atau pendapatan, maka hanya perlu dicatat saja pada daftar inventaris (hanya satuan unit saja yang diisi, untuk harga satuan dan harga perolehan tidak perlu diisi) dan tanpa perlu melakukan proses penyusutan.

      2. Bila Jenis barang/peralatan/Inventaris tersebut tidak mempengaruhi biaya operasional, misalkan biaya perawatan, biaya administrasi, biaya pajak dan lain-lain. Maka pemberlakuannya seperti pada angka 1) diatas hanya perlu dicatat saja tanpa disusutkan.

      3. Jika pada barang/peralatan/inventaris tersebut terdapat ciri-ciri barang habis pakai maka tidak perlu melakukan penyusutan dan pemberlakuannya seperti pada angka 1).

      4. Bila barang inventaris mempengaruhi pengeluaran dan biaya operasional, misal ada biaya perawatan, biaya administrasi atau pajak hadiah, biaya/pengeluaran rutin tiap bulannya, maka barang/peralatan tersebut harus diberlakukan sebagai berikut :

    1. Dilakukan perhitungan estimasi harga untuk mendapatkan angka perolehan.

    2. Estimasi dilakukan dengan cara pemberlakuan harga terendah melalui survey harga setempat atau terdekat.

    3. Setelah harga tersebut ditetapkan maka selain harga tersebut digunakan dalam perlakuan penyusutan, juga dicatat dalam penerimaan lain-lain pada laporan operasional.

    4. Harga tersebut tidak termasuk biaya administrasi/pajak hadiah.

    5. Untuk pengeluaran seperti biaya administrasi atau pajak hadiah, dikeluarkan melalui kas operasional (pengeluaran lain-lain)

    6. Untuk kendaraan bermotor, gedung, tanah atau lainnya yang memerlukan atas nama kepemilikan, bisa dilakukan dengan menunjuk perwakilan/atas nama yang telah dinotariskan.

    7. Penunjukan tersebut berdasarkan hasil musyawarah/forum dimana melalui Berita Acara disebutkan bahwa inventaris tersebut adalah milik lembaga UPK/BKAD yang pengelolaanya diserahkan kepada pengurus/pengelola UPK.

    1. Inventaris Hasil Penyerahan Asset/Sita

Pengadaan/inventaris yang dihasilkan dari Sita atau Penyerahan Asset dimungkinkan terjadi dalam pengelolaan UPK, biasanya akibat tindakan penyelewengan/keluar dari prosedur yang telah ditetapkan. Hal tersebut terjadi ketika UPK diharuskan menerima barang / peralatan / asset sebagai pengganti atau kompensasi kas/tunai dari pihak lain diakibatkan pihak tersebut tidak dapat menyelesaikan kewajiban yang telah disepakati dan ditetapkan melalui forum MAD.

Beberapa aturan atau mekanisme yang harus diperhatikan antara lain;

  1. Ada kesepakatan untuk menyerahkan Asset sebagai pengganti/kompensasi kas/tunai sampai dengan batas waktu yang telah disepakati oleh kedua belah pihak. Kesepakatan tersebut dilakukan melalui musyawarah dan ditetapkan dalam surat kesepakatan. Asset yang ditunjuk harus jelas (ukuran, spesifikasi, jumlah dan tata cara penyerahan asset) serta tercantum dalam surat kesepakatan.

  2. Sebelum penyerahan asset dilakukan, harus terlebih dahulu pihak tersebut diberi peringatan secara tertulis sedikitnya 3 (tiga) kali. Surat peringatan dibuat dan ditetapkan berdasarkan hasil forum MAD atau musyawarah BKAD.

  3. Forum musyawarah membuat surat kuasa untuk menetapkan pihak yang ditunjuk sebagai wakil menerima asset tersebut. Perwakilan tersebut dapat menunjuk UPK dan/atau pihak lain sebagai penerima asset/eksekutor.

  4. Dalam penerimaan Asset dari pihak yang menyerahkan sebaiknya disaksikan pihak ketiga yang ditunjuk sebagai saksi.

  5. Setelah asset tersebut di terima oleh UPK, dalam tempo 1 bulan (30 hari), pihak pemilik yang menyerahkan asset tersebut masih mempunyai kesempatan untuk menebusnya.

  6. Setelah lebih dari 30 hari asset tersebut tidak ditebus, maka asset tersebut menjadi milik lembaga UPK/BKAD

  7. Pemberlakuan atau pengunaan asset tersebut kemudian dibahas melalui forum musyawarah, apakah akan melakukan proses pelelangan atau ditetapkan sebagai asset tetap.

  8. Untuk kendaraan bermotor, gedung, tanah atau lainnya yang memerlukan atas nama kepemilikan, dapat dilakukan dengan menunjuk perwakilan/atas nama yang telah dinotariskan. Penunjukan tersebut berdasarkan hasil musyawarah/forum dimana melalui Berita Acara disebutkan bahwa inventaris tersebut adalah milik lembaga UPK/BKAD yang pengelolaanya diserahkan kepada pengurus/pengelola UPK.

  9. Untuk barang/peralatan yang berupa barang habis pakai dilakukan pelelangan, dan hasilnya dapat dikembalikan ketempat dana tersebut berasal (mis, kas Ops, kas UEP, Kas SPP).

  10. Segala pembiayaan yang ditimbulkan dari penyerahan tersebut ditanggung kepada pihak penerima asset/UPK yang dikeluarkan melalui kas operasional.

  1. Penyusutan Inventaris

                1. Penyusutan inventaris UPK dilakukan dengan metode garis lurus, yaitu harga perolehan dibagi dengan umur pakainya.

                2. Penyusutan inventaris dikelompokkan sebagai berikut :

      1. Tanah, tidak disusutkan.

      2. Gedung, penyusutannya biasanya minimal mencapai 10 – 20 tahun atau lebih.

      3. AC, Exhause, biasanya melekat pada gedung, umur pakai 3 tahun atau 36 bulan

      4. Kendaraan bermotor, umur pakainya mencapai 5 tahun s/d 10 tahun.

      5. Komputer dan perangkatnya, monitor, CPU, Printer umur pakainya mencapai 5 tahun atau 60 bulan

      6. Meubelair (meja, kursi, lemari dll) umur pakainya berkisar 5 tahun atau 60 bulan.

      7. Barang Elektronik, seperti Tape, Kipas Angin, TV, Kamera , kalkulator, jam dinding, dll, umur pakainya berkisar antara 3 – 5 tahun (36 – 60 bulan).

      8. Pembelian barang / inventaris di bawah Rp.100.000 tidak disusutkan, misalnya : jas hujan, payung, dll.

  1. Penggunaan Inventaris

          1. Semua fasilitas/inventaris yang dimiliki oleh UPK hanya boleh digunakan untuk kepentingan UPK.

          2. Setelah digunakan untuk kepentingan tugas-tugas UPK, fasilitas kantor harus segera dikembalikan atau ditempatkan di Kantor UPK

          3. Fasilitas kantor tidak boleh dibawa pulang kecuali sepeda motor atau kendaraan lainnya.

          4. Fasilitas kantor yang berupa kendaraan bisa dibawa pulang oleh ketua UPK dan/atau pengurus/pengelola lainnya yang ditunjuk oleh ketua UPK dengan persetujuan PjOK dan BP UPK.

          5. Pengurus/Pengelola UPK bertanggungjawab atas keamanan inventaris UPK dan wajib merawat semua inventaris UPK.

  2. Kehilangan Inventaris

          1. Jika inventaris yang berada dilingkungan kantor hilang, dan kehilangan itu sebagai akibat kelalaian Pengurus/Pengelola UPK, maka Pengurus/Pengelola UPK secara bersama mempunyai kewajiban untuk mengganti inventaris yang hilang tersebut.

          2. Jika inventaris yang berada dilingkungan kantor hilang, dan kehilangan itu bukan sebagai akibat kelalaian Pengurus/Pengelola UPK atau disebabkan pihak ketiga (pencurian), maka Pengurus/Pengelola UPK tidak mempunyai kewajiban untuk mengganti inventaris yang hilang tersebut.

          3. Jika inventaris yang berupa kendaraan hilang diluar lingkungan kantor karena dipakai untuk melaksanakan tugas-tugas UPK, baik sebagai akibat kelalaian Pengurus/Pengelola UPK atau sebab lainnya, maka pengurus/pengelola yang membawa inventaris tersebut tidak berkewajiban mengganti.

          4. Jika inventaris yang berupa kendaraan hilang diluar lingkungan kantor karena dipakai untuk keperluan lainnya yang bukan untuk keperluan UPK, baik sebagai akibat kelalaian Pengurus/Pengelola UPK ataupun sebab lainnya, maka pengurus/pengelola yang membawa inventaris tersebut berkewajiban mengganti.

          5. Ketentuan besar penggantian fasilitas/inventaris kantor yang hilang dihitung berdasarkan nilai buku barang tersebut.

          6. Kehilangan inventaris baik sebagai akibat kelalaian atau pencurian harus dibuktikan dengan surat kehilangan dari kepolisian.


  1. Cuti

        1. Cuti Tahunan

          1. Cuti tahunan adalah hak yang dimiliki oleh Pengelola Harian UPK yang telah memiliki masa kerja 12 bulan atau lebih sebagai pengelola harian UPK untuk tidak bekerja dengan tetap memperoleh hak atas pembayaran gaji dan tunjangan tetap tetapi tunjangan tidak tetap tidak dibayarkan.

b. Batas waktu cuti maksimal adalah 12 (dua belas) hari kerja dalam 12 (dua belas) bulan. Dalam hal hak cuti tidak dipergunakan atau hanya diambil sebagian, maka hak tersebut atau sisa sebagiannya menjadi gugur atau hilang.

c. Segala bentuk izin tidak bekerja dengan alasan lain diluar sakit dengan keterangan dokter (maksimal 5 hari) dapat dikonversikan dengan perhitungan jumlah hari cuti tahunan.

                1. Prosedur Cuti Tahunan atau Ijin :

  1. Pengelola UPK mengajukan permohonan cuti secara tertulis kepada PjOK/Ketua BKAD dengan tembusan BP UPK dan camat sekurang-kurangnya 10 hari kerja sebelum cuti.

  2. Dalam hal/keadaan mendesak, seperti keluarga sakit keras atau meninggal, maka permohonan cuti dapat diajukan kemudian hari, tetapi terlebih dahulu Pengelola UPK menginformasikan secara lisan kepada PJOK/Ketua BKAD

  3. BP UPK akan melakukan verifikasi sisa hari cuti dan jumlah hari cuti yang diajukan.

  4. Bila UPK dipandang tidak mungkin ditinggalkan oleh pemohon cuti, maka PjOK/Ketua BKAD berhak menolak, menunda atau hanya mengabulkan dari sebagian cuti yang diajukan

        1. Cuti Melahirkan

a. Adalah Hak yang dimiliki oleh Pengelola UPK untuk tidak bekerja, secara khusus karena Pengelola UPK yang bersangkutan melahirkan, dengan tetap memperoleh hak atas pembayaran gaji tanpa tunjangan. Cuti melahirkan diberikan selama-lamanya 2 (dua) bulan berturut-turut sebelum/pra maupun sesudah/pasca melahirkan.

    1. Prosedur cuti melahirkan

Pengelola UPK mengajukan permohonan cuti secara tertulis kepada PJOK/Ketua BKAD dengan tembusan Camat dan BP UPK sekurang-kurangnya 14 hari kerja sebelum cuti.


3. Cuti Bersama

Cuti bersama adalah cuti yang telah disetujui oleh Forum MAD/BKAD, cuti ini diberikan karena dalam rangka menyambut hari raya, seperti Idul Fitri atau Natal dan tahun baru. Lamanya cuti bersama mengikuti ketentuan yang diberlakukan oleh Pemerintah setempat.

  1. Izin Tidak masuk kerja

1. Izin tidak masuk kerja harus membuat surat tertulis kepada PjOK/Ketua BKAD

2. Untuk izin lebih dari 3 (tiga) hari harus dengan surat keterangan dari pihak yang berwenang. Sedangkan kelebihan dari 3 (tiga) hari diperhitungkan dalam cuti tahunan

  1. Hubungan Kelembagaan Pendukung UPK

  1. Camat

    1. Camat adalah pembantu Bupati diwilayah kecamatan dan merupakan wakil Bupati di Tingkat Kecamatan dalam membina dan mengkoordinasikan pelaksanaan kegiatan yang dikelola UPK dan organisasi/kelembagaan yang telah ditetapkan dalam Musyawarah Antar Desa (MAD).

    2. Hubungan Kerja antara camat dengan UPK adalah Hungan kerja struktural yang sifatnya sebagai fungsi penanggungjawab, koordinasi, pembinaan, pengawasan, pengendalian, monitoring dan evaluasi dari jalur birokrasi.

  1. Penanggungjawab Operasional Kegiatan (PjOK)

    1. Penanggungjawab Operasional Kegiatan (PjOK) adalah sebagai pemimpin dan penanggungjawab keseluruhan kegiatan yang dikelola UPK, baik dalam program maupun pasca program tingkat kecamatan.

    2. Hubungan Kerja antara PjOK dengan UPK adalah Hungan kerja struktural yang mempunyai fungsi penanggungjawab, koordinasi, pembinaan, pengawasan, pengendalian, monitoring dan evaluasi dari jalur birokrasi.



  1. Badan Kerjasama Antar Desa (BKAD)

        1. Badan Kerjasama Antar Desa (BKAD) adalah sebuah lembaga yang dibentuk secara sukarela atas dasar kesepakatan antar desa di dalam satu kecamatan dan atau antar desa antar kecamatan dengan tujuan untuk melindungi dan melestarikan hasil-hasil PPK dan/atau PNPM yang terdiri kelembagaan UPK, sarana prasarana, hasil kegiatan bidang pendidikan dan kesehatan serta perguliran dana.

        2. BKAD menyusun rencana strategis untuk pengembangan UPK dalam bidang micro finance, pelaksanaan program dan pelayanan usaha kelompok dalam sebuah peraturan dan program kerja BKAD.

        3. Pengurus/Pengelola UPK bertanggungjawab kepada BKAD melalui forum Musyawarah Antar Desa (MAD)

        4. Pengurus BKAD tidak bisa memberhentikan dan mengganti Pengurus/Pengelola UPK.

        5. Pemberhentian dan pergantian Pengurus/Pengelola UPK, baik yang disebabkan hal-hal yang bersifat normatif maupun karena akibat pemberian sanksi, hanya bisa dilakukan dan ditetapkan dalam forum MAD.

        6. Hubungan Kerja antara BKAD dengan UPK adalah hubungan kerja struktural dan fungsional yang mempunyai fungsi perumus kebijakan strategis UPK, koordinasi, pembinaan, pengawasan, pengendalian, monitoring dan evaluasi dari jalur masyarakat serta berperan melindungi dan melestarikan UPK beserta aset-asetnya.

  2. Badan Pengawas UPK (BP UPK)

        1. Badan Pengawas UPK adalah lembaga operasional BKAD yang berfungsi dan bertanggungjawab untuk melakukan pengawasan dan pemeriksaan terhadap lembaga UPK.

        2. BP UPK bertanggungjawab kepada BKAD melalui forum MAD.

        3. Hubungan Kerja antara BP UPK dengan UPK adalah hubungan kerja fungsional yang mempunyai fungsi pengawasan dan pemeriksaan terhadap ketaatan Pengurus/Pengelola UPK pada prinsip-prinsip dan mekanisme, serta aturan-aturan yang ditetapkan dalam MAD dalam mengelola UPK.

  3. Tim Verifikasi

  1. Tim Verifikasi adalah tim yang dibentuk dari anggota masyarakat yang mempunyai kemampuan dan keahlian khusus dibidang sarana prasarana, simpan pinjam, pendidikan, kesehatan, pelatihan ketrampilan masyarakat dan peningkatan kualitas hidup lainnya serta mempunyai fungsi pemeriksaan dan penilaian usulan-usulan dari desa dan/atau kelompok pengusul.

  2. Hubungan Kerja antara Tim Verifikasi dengan UPK adalah hubungan kerja fungsional yang mempunyai fungsi melakukan verifikasi dan memberikan rekomendasi sebagai bahan forum MAD untuk mengambil keputusan.

  1. Forum Musyawarah/Rapat

1. Musyawarah Antar Desa (MAD)

a. MAD merupakan forum tertinggi pemegang kedaulatan organisasi.

b. Hal-hal yang berkaitan dengan MAD diatur dalam AD/ART BKAD Kec. Gembong.

c. Penyelenggara MAD adalah Pengurus BKAD yang dibantu oleh Pengelola/Pengurus UPK.

2. Rapat Pengelola/Pengurus UPK

a. Pengurus UPK berkewajiban menyelenggarakan rapat pengurus sedikitnya sekali (1 kali) dalam sebulan.

b. Rapat Pengurus adalah pertemuan/rapat koordinasi yang diselenggarakan dan dihadiri oleh seluruh Pengurus.

c. Rapat Pengurus membahas rencana, evaluasi dan membuat kebijakan harian pengelolaan UPK

d. Kebijakan yang ditetapkan oleh Pengurus tidak boleh bertentangan dengan AD/ART BKAD dan kebijakan BKAD lainnya serta Keputusan Forum MAD.

3. Rapat Bersama

  1. Rapat Bersama adalah rapat koordinasi yang diselenggarakan oleh lembaga-lembaga pendukung UPK atau lembaga-lembaga yang ada dalam BKAD sesuai dengan sifat dan kepentingan masing-masing lembaga tersebut.

  2. Rapat Bersama yang diselenggarakan UPK membahas hal-hal yang berkaitan dengan pengelolaan harian UPK.

  3. Pengurus UPK berkewajiban menyelenggarakan Rapat Bersama untuk dan karena kepentingan UPK sedikitnya sekali dalam 3 bulan.

  4. Pengurus UPK berhak mengundang lembaga-lembaga pendukung UPK dan/atau lembaga-lembaga yang ada dalam BKAD sesuai dengan kepentingan agenda pertemuan.

  5. Rapat Koordinasi diselenggarakan bila diperlukan dan berfungsi sebagai forum koordinasi serta komunikasi lembaga pendukung UPK dengan Pengurus UPK.

  6. Rapat Koordinasi berwenang memutuskan kebijakan harian yang bersifat membutuhkan persetujuan bersama.

  7. Kebijakan yang ditetapkan Rapat Bersama tidak boleh bertentangan dengan AD/ART BKAD dan kebijakan BKAD lainnya serta Keputusan Forum MAD.

4. Rapat atau Pertemuan Lainnya

Adalah rapat atau pertemuan lainnya yang diselenggarakan oleh Pengurus/Pengelola UPK sesuai dengan kebutuhan dan kepentingan UPK serta dihadiri oleh pihak-pihak yang berkompeten.

  1. STANDAR KERJA PENGELOLAAN PERGULIRAN

A. Perencanaan Perguliran

        1. Pada awal tahun Pengurus/Pengelola UPK berkewajiban membuat rencana perguliran untuk 12 (dua belas) bulan kedepan.

        2. Rencana perguliran yang dibuat oleh Pengurus/Pengelola UPK memuat perkiraan jumlah uang yang akan digulirkan dan perkiraan rencana angsuran pada setiap bulannya.

        3. Rencana perguliran tersebut berfungsi sebagai alat pengendali dan target perguliran yang harus dicapai serta merupakan dasar perhitungan perencanaan keuangan UPK.

          1. Verifikasi

1. Kelompok calon peminjam yang telah mengajukan usulan pinjaman kepada UPK harus diverifikasi oleh Tim Verifikasi dan/atau konsultan/fasilitator.

        1. Hasil verifikasi Tim Verifikasi merupakan rekomendasi bagi pembahasan usulan dalam forum MAD.

        2. Hasil verifikasi berupa penilaian LAYAK, LAYAK CATATAN, dan TIDAK LAYAK.

C. Mekanisme Perguliran dan Prosedur Pinjaman

              1. Kelompok Peminjam

Pinjaman yang diberikan oleh UPK prinsipnya diperuntukkan bagi kelompok masyarakat dan bukan bagi perorangan. Ini berarti pinjaman atau perguliran yang berlaku di UPK adalah pinjaman kelompok. Adapun kelompok peminjam dalam hal ini dikategorikan menjadi :

                1. Kelompok Peminjam Berdasar Fungsi Kelompok

1) Kelompok Penyalur (Channeling), yaitu kelompok peminjam yang hanya berfungsi sebagai penyalur pinjaman dari UPK ke anggota dan perantara pembayaran angsuran dari anggota ke UPK. Kelompok ini biasanya belum mempunyai perencanaan dan kegiatan yang jelas.

2) Kelompok Pengelola (executing), yaitu kelompok peminjam yang mempunyai fungsi mengelola pinjaman dari UPK dan meyalurkannya ke anggota kelompok serta kelompok mempunyai mekanisme/aturan sendiri dalam mengelola pinjaman dari UPK tersebut. Biasanya kelompok tersebut menggunakan aturan-aturan kelompok yang telah disepakati oleh anggotanya.

b. Kelompok Peminjam Berdasar Jenis Kegiatan

1) Kelompok Simpan Pinjam Perempuan (SPP)

Adalah kelompok peminjam yang beranggotakan para perempuan. Kelompok ini biasanya mempunyai keterikatan kegiatan sosial yang sama dalam suatu kelompok. Pinjaman dari UPK merupakan tambahan modal untuk kegiatan simpan pinjam dan kegunaan pinjaman tersebut bisa untuk kegiatan yang bersifat produktif dan konsumtif.

2) Kelompok Usaha Ekonomi Produktif (UEP)

Adalah kelompok peminjam yang beranggotakan campuran (perempuan dan/atau laki-laki) yang tergabung dalam usaha ekonomi bersama. Pinjaman dari UPK merupakan tambahan modal untuk meningkatkan produktifitas usaha. Pinjaman ini harus dipergunakan untuk usaha produktif dan tidak bisa untuk kegiatan konsumtif.

        1. Persyaratan Pinjaman

a. Pinjaman hanya diberikan kepada kelompok dan bukan atas nama perseorangan.

b. Pribadi-pribadi yang menerima pinjaman dari UPK melalui kelompok adalah anggota kelompok yang bersangkutan dan diutamakan dari golongan Rumah Tangga Miskin (RTM).

c. Kelompok yang menerima pinjaman harus mempunyai keterikatan kegiatan sosial dan/atau sudah melaksanakan kegiatan simpan pinjam.

d. Kelompok harus sudah mempunyai pengurus kelompok dan anggota minimal 10 orang yang bertempat tinggal serta merupakan penduduk desa yang sama.

e. Pengurus kelompok mempunyai kemampuan mengelola kegiatan SPP.

f. Kelompok sudah memiliki aset/harta yang digunakan sebagai modal kegiatan kelompok.

g. Kelompok mempunyai administrasi dan pembukuan yang baik.

h. Anggota kelompok sebagian mempunyai usaha dan/atau sumber pendapatan.

i. Untuk kelompok UEP, semua anggota harus mempunyai usaha dan merupakan anggota kelompok usaha bersama.

j. Kelompok sedang tidak mempunyai tunggakan pinjaman dan/atau masalah, baik dengan UPK maupun dengan pihak lain.

k. Kelompok yang masih mempunyai pinjaman di UPK dan pinjaman tersebut belum lunas, kelompok yang bersangkutan tetap mempunyai hak untuk mengajukan usulan pinjaman kepada UPK agar bisa ikut proses verifikasi dan proses pembahasan dalam forum MAD dengan bertujuan untuk kesinambungan kegiatan SPP.

        1. Tata Cara/Mekanisme Perguliran

Tata cara perguliran di UPK adalah sebagai berikut :

  1. Kelompok calon peminjam mengajukan usulan pinjaman yang dilengkapi dengan daftar angota calon peminjam, fotokopi tanda pengenal (KTP) calon peminjam kepada Pengurus/Pengelola UPK.

  2. Pengurus/Pengelola UPK memeriksa kelengkapan usulan pengajuan pinjaman. Setelah persyaratan lengkap diteruskan kepada Tim Verifikasi untuk diadakan pemeriksaan/verifikasi.

  3. Hasil verifikasi tersebut disampaikan dalam forum MAD dan hasil verifikasi ini merupakan rekomendasi serta bahan pembahasan untuk ditetapkan/disahkan oleh forum MAD sebagai kelompok penerima pinjaman dari UPK.

  4. Hasil MAD tersebut kemudian oleh Pengurus/Pengelola UPK dijadikan daftar urutan kelompok penerima pinjaman yang berfungsi sebagai daftar tunggu.

  5. Pengurus/Pengelola UPK membuat jadwal pencairan dana pinjaman bagi kelompok-kelompok yang masuk dalam daftar tunggu sesuai urutan dan disesuaikan dengan keadaan/kemampuan dana perguliran yang dikelola UPK.

  6. Pengurus/Pengelola UPK sebelum mencairkan dana pinjaman kepada kelompok yang masuk dalam daftar tunggu, Pengurus/Pengelola UPK berkewajiban mengadakan/melakukan pemeriksaan ulang terhadap kelompok yang akan menerima pinjaman tersebut. Pemeriksaan ini bertujuan untuk menjaga kevalidan hasil verifikasi yang dilakukan oleh Tim Verifikasi serta untuk mengetahui kondisi terkini dari kelompok, apakah masih tetap sesuai dengan hasil verifikasi atau sudah ada perubahan.

  7. Jika hasil pemeriksaan ulang oleh Pengurus/Pengelola UPK terhadap kelompok dalam daftar tunggu tersebut ditemukan hal-hal yang bisa mengakibatkan kelompok bersangkutan menjadi tidak layak untuk mendapat pinjaman dari UPK, maka dengan persetujuan PjOK dan BP UPK, Pengurus/Pengelola UPK berhak tidak mencairkan pinjaman tersebut. Berkaitan dengan hal ini, pada MAD Pertanggungjawaban UPK, Pengelola UPK harus menjelaskan kepada forum mengenai alasan-alasan tidak dicairkannya pinjaman tersebut.

  8. Bagi kelompok yang hasil pemeriksaan ulang oleh UPK dinilai masih layak sesuai dengan hasil verifikasi oleh Tim Verifikasi, maka Pengurus/pengelola UPK harus segera mencairkan pinjaman tersebut.

4. Tata Cara Pencairan Pinjaman

a. Berdasarkan urutan kelompok yang termuat dalam daftar tunggu perguliran dan hasil pemeriksaan ulang oleh Pengurus/Pengelola UPK terhadap keadaan kelompok, maka Pengurus/Pengelola UPK membuat jadwal pencairan dan mempersiapkan dokumen - dokumen dan hal-hal yang diperlukan dalam pencairan.

b. Setelah Pengurus/Pengelola UPK membuat jadwal pencairan, Pengurus/Pengelola UPK berkewajiban menyampaikan (melaporkan) rencana pencairan pinjaman kepada PjOK, yang minimal meliputi : waktu, jumlah yang dicairkan dan identitas kelompok.

c. Setelah rencana tersebut diatas mendapat persetujuan dari PjOK, Pengurus/Pengelola UPK segera menginformasikan rencana pencairan pinjaman tersebut kepada Pengurus Kelompok selambat-lambatnya 1 (satu) hari sebelum hari H (H–1).

d. Realisasi pencairan pinjaman dilakukan secara langsung oleh Bendahara UPK kepada pengurus kelompok peminjam dan disaksikan anggota kelompok peminjam.

e. Dana pinjaman yang telah diterima oleh pengurus kelompok peminjam, hari itu juga harus diberikan kepada anggota peminjam sesuai dengan usulan pengajuan yang diajukan kepada UPK dan penyerahan pinjaman dari pengurus kelompok kepada anggota harus disaksikan oleh Pengelola UPK.

g. Setiap pencairan dana pinjaman dari UPK ke kelompok peminjam harus disertai dengan bukti pencairan pinjaman (kuitansi) dan Surat Perjanjian Pemberian Pinjaman/Kredit (SP3/K)

5. Skim Pinjaman

a. Jasa/Bunga Pinjaman

              1. Pinjaman yang diberikan oleh UPK kepada kelompok dikenakan jasa/bunga.

              2. Jasa/bunga pinjaman dihitung sebagai bunga tetap (flate rate) pada setiap bulannya.

              3. Besar jasa/bunga pinjaman yang disetorkan dari kelompok ke UPK maksimal adalah sebesar 18 % per tahun.

    1. Jangka Waktu Pinjaman

        1. Jangka waktu pinjaman selama-lamanya adalah 10 bulan.

        2. Kelompok diperbolehkan melunasi pinjamannya sebelum 10 bulan atau melunasi sebelum waktunya.

    2. Sistem Angsuran

        1. Pembayaran pinjaman dilakukan oleh kelompok ke UPK secara angsuran bulanan (sebulan sekali).

        2. Angsuran dari kelompok ke UPK dilakukan sebanyak 10 (sepuluh) kali angsuran.

        3. Angsuran yang dibayarkan oleh kelompok kepada UPK setiap bulannya meliputi angsuran pokok dan ditambah bunga/jasa.

        4. Kelompok peminjam bisa melakukan pelunasan sebelum jatuh tempo pelunasan dan bagi kelompok berhak mendapat pengurangan bunga/jasa pinjaman.

        5. Kelompok peminjam yang melunasi pinjamannya sebelum sampai pada masa jatuh tempo pelunasannya diatur dengan aturan sebagai berikut :

    1. Angsuran pinjaman sedikitnya telah berjalan 6 kali angsuran (6 bulan).

    2. Pembayaran pelunasan dihitung dengan perhitungan pembayaran semua sisa pokok pinjaman sampai dengan bulan pelunasan tersebut ditambah dengan 1 (satu) kali jasa pinjaman.

    3. Pelunasan tersebut dilakukan dengan sepengetahuan dan disetujui oleh seluruh anggota kelompok peminjam.

  1. STANDAR KERJA PENGELOLAAN KEUANGAN UPK

A. Pengelolaan Keuangan Operasional UPK

      1. Perencanaan Keuangan

a. Perencanaan keuangan UPK adalah suatu kegiatan manajemen keuangan UPK yang berupa perhitungan atau proyeksi aliran kas (cash flow) UPK dalam 1 (satu) tahun buku.

b. Perencanaan keuangan UPK untuk mengetahui perkiraan pendapatan dan biaya UPK dibuat/disusun dalam bentuk Rencana Anggaran Pendapatan dan Biaya UPK (RAPB UPK) untuk 1 (satu) tahun buku yang akan berjalan.

c. Untuk membuat perencanaan proyeksi arus kas dan RAPB UPK diperlukan perhitungan rencana perguliran, untuk itu Pengelola/Pengurus UPK berkewajiban membuat rencana perguliran pada awal tahun yang berisi perhitungan rencana angsuran sisa perguliran lama (existing loan) dan perhitungan angsuran perguliran baru.

      1. Penerimaan/Pendapatan UPK

                1. Pendapatan Operasional UPK

Pendapatan Operasional UPK berasal dari :

1. Pendapatan Jasa Pengembalian Pinjaman UEP, yaitu pendapatan yang diperoleh UPK dari pengelolaan pinjaman dana UEP yang berupa jasa/bunga pengembalian pinjaman.

2. Pendapatan Jasa Pengembalian Pinjaman SPP, yaitu pendapatan yang diperoleh UPK dari pengelolaan pinjaman dana SPP yang berupa jasa/bunga pengembalian pinjaman.

  1. Pendapatan Non Operasional

Pendapatan Non Operasional UPK adalah pendapatan yang diperoleh UPK bukan dari pengelolaan kegiatan perguliran, yaitu berasal dari :

          1. Bunga Bank Dana BPPK

          2. Bunga Bank Operasional UPK

          3. Bunga Bank Pengembalian UEP

          4. Bunga Bank Pengembalian SPP

  1. Pendapatan lain-lain

Pendapatan lain-lain UPK adalah semua penerimaan/pendapatan yang berasal bukan dari jasa/bunga pinjaman dan bunga bank.

3. Pengeluaran UPK

          1. Pengeluaran UPK yang merupakan Biaya Operasional

        1. Honor Pengurus UPK

Penggajian Pengurus/Pengelola UPK mengikuti ketentuan yang diatur dalam SOP ini pada bagian Sistem Penggajian Pengurus/Pengelola UPK dengan perhitungan sebagai berikut :

          1. Gaji Pokok

              1. Besar Gaji Pokok Terendah dihitung 0,25 % dari Total Aset Produktif, yaitu dengan rumus :

Gr = (TAP X 0,25 %) : N

              1. Besar Gaji Pokok Tertinggi dihitung 0,35 % dari Total Aset Produktif, yaitu :

Gt = (TAP X 0,35 %) : N

Keterangan :

Gr : Gaji Pokok Terendah

Gt : Gaji Pokok Tertinggi

TAP : Total Aset Produktif

N : Jumlah Pengurus/Pengelola UPK

T : Waktu (12 bulan)

Fh : Frekuensi kehadiran (25 kali)


    1. Tunjangan

1. Tunjangan Jabatan

          1. Ketua

Tjk = (TAP X 0,4%) : T

          1. Sekretaris

Tjs = (TAP X 0,15%) : T

    1. Bendahara

Tjb = (TAP X 0,15%) : T

        1. Tunjangan Kesehatan

Tks = (TAP X 0,3% : T) : N

        1. Tunjangan Komunikasi

Tki = (TAP X 0,3% : T) : N


        1. Tunjangan Kehadiran

Th = (TAP X 9% : T) : Fh : N

        1. Tunjangan Perawatan Rumah Sakit

Tunjangan Perawatan Rumah Sakit diberikan kepada Pengurus/Pengelola UPK yang karena sakitnya dirawat di rumah sakit.

Tunjangan ini diberikan kepada yang bersangkutan sebesar – besarnya 30% dari total biaya perawatan rumah sakit.

      1. Biaya Transport

          1. Biaya transport merupakan biaya yang timbul karena kegiatan lapangan (dinas luar) yang dilakukan oleh UPK, biaya ini dikeluarkan dalam bentuk dan sebagai tunjangan transport. Transport dalam hal ini bukan untuk perjalanan dari rumah ke kantor atau dari kantor pulang ke rumah. Tunjangan transport bersifat at cost, artinya dibayar sesuai dengan realisasi. Besarnya biaya transport per hari diatur sebagai berikut adalah :

1. Tingkat internal Kecamatan sebesar Rp. 15.000,- (Lima Belas Ribu Rupiah)

2. Tingkat Kabupaten sebesar Rp. 25.000,- (Dua Puluh Lima Ribu Rupiah)

3. Tingkat Lintas Kabupaten sebesar Rp 50.000,- (Lima Puluh Ribu Rupiah)

          1. Perhitungan pembayaran tunjangan transport adalah sebagai berikut :

Tt = (Tkc X F) + (Tkb X F) + (Tlk X F)

Keterangan

Tt = Tunjangan Transport

Tkc = Transport tingkat kecamatan

Tkb = Transport tingkat kabupaten

Tlk = Transport lintas kabupaten

F = Frekuensi (maks. 12)

          1. Besarnya jumlah hari dalam satu bulan untuk alokasi transport maksimal adalah 12 hari per personal Pengurus/Pengelola UPK.

          2. Kegiatan yang boleh dibiayai oleh biaya transport adalah :

      1. Tingkat Internal Kecamatan, yaitu untuk pembinaan kelompok / desa dan penarikan angsuran pinjaman.

      2. Tingkat Kabupaten, yaitu untuk kegiatan :

                1. Rakor Kabupaten

                2. Rakor Asosiasi

                3. Ke KPPN

                4. Ke Bank (jika diluar kecamatan)

      1. Tingkat Lintas Kabupaten, yaitu untuk :

    1. Ke KPPN (Jika KPPN diluar Kabupaten yang bersangkutan)

    2. Rakor Asosiasi

    3. Dalam hal – hal tertentu, PJOK dan/atau utusan lainnya dalam kegiatan yang terkait dengan kegiatan UPK dialokasikan biaya transport yang besarnya setara dengan standar transport UPK.

3. Biaya Administrasi dan Umum

          1. Pengadaan ATK dan foto kopi

          2. Perawatan kantor

          3. Perawatan inventaris

          4. Biaya listrik

          5. Biaya telpon kantor

          6. Biaya air

          7. Dokumentasi

      1. Pengeluaran Lain – Lain

        1. Biaya MAD

        2. Biaya Operasional BKAD

        3. Biaya kegiatan BP UPK

        4. Biaya Tim Verifikasi

        5. Biaya kegiatan Pembina

        6. Peningkatan kapasitas pengelola

        7. Bingkisan hari raya

        8. Lain – lain

b. Pengeluaran UPK Bukan Biaya, yaitu :

          1. Setor ke rekening

          2. Biaya dibayar dimuka

          3. Inventaris

          4. Pajak dan administrasi bank

          5. Lain - lain


4. Sewa Kantor

          1. Sewa kantor yang dibayarkan tahunan harus dicatat sebagai biaya sewa dan diamortisasi / disusutkan setiap bulan supaya pembebanan biaya dapat merata tiap bulannya.

          2. Jika biaya sewa dibayar setiap bulan, maka tidak perlu dicatat sebagai biaya dibayar dimuka dan tidak perlu diamortisasi per bulan, tetapi langsung dicatat sebagai biaya sewa pada pos operasional UPK.


      1. Penyusutan Inventaris

          1. Penyusutan inventaris dilakukan berdasarkan umur ekonomis dari barang (aktiva tetap) tersebut seperti yang telah diatur pada bagian bagian fasilitas/inventaris kantor.

          2. Inventaris yang nilai ekonomisnya dibawah 3 tahun langsung dicatat sebagai biaya ATK, contoh mesin plong, ordner, sys box, stapler, penggaris, meteran dll.

      1. Biaya Lain – Lain

          1. Biaya lain-lain dalam hal ini adalah biaya yang dikeluarkan bukan untuk keperluan operasional UPK tetapi untuk kegiatan yang memerlukan partisipasi UPK sebagai bagian masyarakat berbangsa dan bernegara, misalnya yaitu :

1. Kegiatan peringatan hari besar nasional

2. HUT kabupaten

3. Sumbangan sosial, dll

b. Besar biaya untuk kegiatan lain-lain seperti yang dimaksud penjelasan diatas maksimal adalah Rp. 1.000.000,- (Satu Juta Rupiah) per tahun.

      1. Biaya Penghapusan Pinjaman

          1. UPK tidak diperkenankan melakukan proses penghapusan pinjaman di UPK.

          2. Untuk kasus force majour / bencana alam yang sifatnya massif (seperti tsunami di Aceh, Yogya, kasus lumpur, dll) diperbolehkan untuk melakukan penghapusan pinjaman.

          3. Adapun mekanisme penghapusan ini melalui proses pengusulan dari BKAD dalam forum MAD melalui TK PPK Kabupaten / Bupati kepada Pemerintah Pusat (Satker PPK) sebagai penanggung jawab kegiatan program nasional.

      2. Batas Pengeluaran UPK

Batas pengeluaran yang digunakan untuk operasional UPK setinggi-tingginya 65% dari penerimaan/pendapatan UPK.

      1. Dana Tunai Operasional UPK

          1. Dana tunai yang dipegang oleh bendaraha UPK untuk keperluan operasional harian UPK sebanyak - banyaknya adalah sebesar Rp. 300.000,- (Tiga Ratus Ribu Rupiah) per hari.

          2. Dalam kondisi tertentu yang mengharuskan dana tunai lebih dari Rp. 300.000,- (Tiga Ratus Ribu Rupiah), maka bendahara bisa melakukan penambahan dan pengambilan dari bank dengan sepengetahuan dan persetujuan ketua UPK.

          3. Dana operasional yang berasal dari penarikan rekening SPP/UEP langsung dimasukkan sebagai penerimaan dalam buku kas operasional UPK.

          4. Sisa dana penggunaan operasional yang berasal dari rekening SPP/UEP tidak dikembalikan ke rekening SPP/UEP tetapi disetorkan ke rekening operasional UPK.

      2. Dana Perguliran

          1. Penarikan dana dari rekening SPP/UEP oleh Pengurus/Pengelola UPK hanya diperkenankan untuk kegiatan :

1. Pencairan/penyaluran pinjaman ke kelompok peminjam (perguliran).

        1. Penarikan untuk operasional UPK yang dicatat dalam buku kas harian operasional.

b. Kegiatan-kegiatan lainnya yang membutuhkan dana talangan untuk kegiatan program sebagai akibat keterlambatan transfer dari program, contoh; talangan dana DOK program, dilakukan dengan mengadakan penarikan terlebih dulu ke kas operasional UPK dan kemudian dikeluarkan serta dicatat sebagai transaksi pengeluaran dari kas operasional untuk pinjaman/talangan.

c. Penarikan dana dari rekening perguliran (SPP/UEP) yang lebih dari Rp. 10.000.000,- (Sepuluh Juta Rupiah) harus mendapat persetujuan PjOK dan/atau BP UPK.

d. Dana yang sudah ditarik dari rekening SPP/UEP untuk kegiatan perguliran harus segera disalurkan/dicairkan kepada kelompok.

e. Pengurus/Pengelola UPK dilarang menyimpan/membawa dana untuk perguliran lebih dari 6 jam dan dalam kondisi tertentu yang memaksa dana tersebut memerlukan penyimpanan oleh Pengurus/Pengelola UPK, maka hal ini bisa dilakukan dengan disertai berita acara dan atas persetujuan PjOK dan/atau BP UPK.

f. Pengurus/Pengelola UPK dilarang atau tidak diperbolehkan menyimpan/membawa uang tunai setoran dari kelompok peminjam lebih dari 2 X 24.

g. Dana setoran dari kelompok yang dibawa oleh Pengurus/Pengelola UPK setelah 2 X 24 jam harus segera disetorkan ke rekening sesuai dengan jenis setorannya dan/atau digunakan untuk keperluan perguliran.

h. Dana tunai hasil setoran kelompok yang boleh dibawa oleh masing-masing Pengurus/Pengelola UPK dalam waktu 2 X 24 jam sebanyak-banyaknya sebesar Rp. 2.000.000,- (Dua Juta Rupiah).


      1. Penggunaan Laba Bersih/Surplus

          1. Surplus yang dapat dimanfaatkan (dialokasikan) adalah surplus netto (bersih).

          2. Laba Bersih adalah penerimaan/pendapatan UPK yang diperoleh dari pengelolaan modal BKAD dan dana-dana lainnya selama dalam satu tahun buku setelah dikurangi dengan semua biaya operasional, penyusutan dan kewajiban lainnya termasuk pajak serta resiko tunggakan dalam tahun buku yang bersangkutan.

          3. Bila laba bersih setelah dihitung besar Rentabilitas Modal Sendiri (RMS) telah mencapai sedikitnya 10 % maka laba bersih dialokasikan/dimanfaatkan untuk :

  1. Untuk Penambahan/Pemupukan Modal sebesar 70 % dari laba bersih.

  2. Untuk kegiatan Sosial Masyarakat Miskin/RTM sebesar 20 % dari laba bersih, yaitu digunakan untuk kegiatan-kegiatan yang secara langsung bermanfaat bagi RTM, antara lain :

        1. Kegiatan sosial, misalnya ; sunatan massal, santunan anak miskin, bantuan pendidikan bagi anak RTM, dll. Untuk kegiatan ini dialokasikan dana 5%.

        2. Bantuan modal usaha, misalnya ; bantuan ternak, bantuan alat-alat kerja, bantuan modal usaha (uang), dll. Untuk kegiatan ini dialokasikan dana 10%.

        3. Kegiatan peningkatan kemampuan dan ketrampilan RTM, misalnya ; pelatihan – pelatihan yang berkaitan dengan usaha mandiri, dll. Untuk kegiatan ini dialokasikan dana 5%.

  1. Untuk Pengembangan Kelembagaan sebesar 8 % dari laba bersih, yaitu digunakan untuk pengembangan kelembagaan pendukung dalam BKAD yang diatur sebagai berikut :

                1. Pembinaan sebesar 1%.

                2. BKAD sebesar 2%.

                3. BP UPK sebesar 1,5%.

                4. Kegiatan Tim Verifikasi sebesar 1%.

                5. Penguatan kelompok peminjam 2,5%.

  1. Bonus Pengelola UPK sebesar 2 % dari laba bersih

          1. Bila laba bersih setelah dihitung besar Rentabilitas Modal Sendiri (RMS) tidak mencapai atau dibawah 10% maka laba bersih dialokasikan/dimanfaatkan untuk:

          1. Untuk Pemupukan Modal sebesar 80 % dari laba bersih

          2. Untuk Kegiatan Sosial Masyarakat Miskin/RTM sebesar 20 % dari laba bersih

5. Perhitungan RMS adalah Laba Bersih dibagi Modal Awal dikali 100 %.

6. Jenis kegiatan sosial masyarakat miskin yang didanai dari laba bersih tersebut harus mendapat persetujuan forum MAD dan pelaksanaan kegiatan-kegiatan tersebut minimal harus sepengetahuan Pengurus BKAD, BP UPK dan PjOK.

7. Penggunaan/pemanfaatan laba/surplus dilakukan sebelum tanggal 31 Januari 2007.

8. Jika sampai dengan jangka waktu 1 (satu) bulan sejak tutup buku belum diputuskan pengalokasian surplus (oleh MAD) maka tidak diperkenankan untuk memanfaatkan surplus hasil tutup buku tahun yang bersangkutan.


      1. Tutup Buku

    1. Tutup Buku adalah kegiatan akhir tahun siklus akuntansi (akhir tahun) yang harus dilakukan oleh UPK agar dapat diketahui hasil usaha secara riil pada periode tersebut.

    2. Penutupan dalam tutup buku adalah perkiraan-perkiraan nominal (perkiraan yang hanya sampai pada Laporan Operasional (R/L))

    3. Tujuan Tutup Buku adalah :

    1. Untuk mengetahui secara riil hasil usaha UPK pada tahun berjalan.

    2. Untuk mengetahui perbandingan antara target dan realisasi per-tahun.

    3. Memberikan kemudahan bagi kegiatan pengawasan (controlling)

    4. Memudahkan pembuatan rencana ke depan.

    1. Tutup buku wajib dilakukan setiap akhir tahun.

    2. Tutup buku dilakukan setelah pembuatan laporan keuangan pada akhir tahun selesai, yaitu setelah 31 Desember.

    3. Tutup Buku dilakukan setelah data atau posisi-posisi keuangan yang ada dipastikan Valid. Untuk memastikan bahwa semua posisi keuangan valid, maka UPK harus terlebih dahulu dilakukan Audit;

    4. Langkah – langkah tutup buku adalah sebagai berikut :

  1. Menyusun Laporan Operasional UPK per-31 Desember.

    1. Menghitung surplus/defisit (diperoleh dari pendapatan dikurangi biaya operasional & non-operasional);

    2. Bila ternyata hasilnya defisit, maka tidak ada pemanfaatan surplus;

    3. Bila surplus, dapat dilakukan pemanfaatan surplus dengan berbagai ketentuan yang terdapat pada bagian penggunaan laba bersih/surplus.

    4. Memastikan nilai resiko sesuai dengan yang tercantum pada laporan Kolektibilitas pada akhir tahun.

    5. Realisasi alokasi pemanfaatan surplus, bukan merupakan biaya operasional UPK walaupun pengeluarannya dicatat di Buku Kas Operasional.

    6. Pada KOLOM lain-lain di Buku Kas Operasional dibagi dua kolom (kolom pertama lain-lain non biaya, kolom kedua lain-lain biaya operasional) dan dibuat buku bantu hutang.

  2. Membuat/menyusun Laporan Perubahan Surplus ditahan setelah disepakati pemanfatan surplus.

  3. Menyusun Neraca Awal (per-1 Januari) berdasarkan Laporan Perubahan Surplus ditahan. Neraca ini pada posisi AKTIVA, akan berubah sesuai dengan transaksi pengeluaran kas (karena ada pengeluaran sesuai alokasi pemanfatan surplus), yang akan berpengaruh kepada saldo Kas atau Bank disuatu rekening.

  4. Pada PASIVA pos-pos yang akan berubah adalah :

  1. Hutang (akan terisi jika alokasi yang seharusnya dikeluarkan tetapi belum dikeluarkan dan atau dikeluarkan secara bertahap). Pada kasus dikeluarkan secara bertahap maka Pos Hutang akan terisi sesuai dengan alokasi yang belum direalisasikan/sisa alokasi surplus.

  2. Modal yang berupa transfer dari KPPN terisi sesuai dengan transfer yang diterima sampai dengan bulan laporan.

  3. Penambahan modal merupakan perubahan dari hasil penjumlahan SURPLUS DITAHAN (tahun sebelumnya) dalam hal ini s/d akhir tahun DITAMBAH dengan alokasi TAMBAH MODAL tahun ini DITAMBAH alokasi RESIKO KREDIT, DITAMBAH DONASI GEDUNG (bila ada);

  4. Cadangan Resiko. Alokasi yang digunakan jika ada penghapusan piutang dikarenakan Force Majeur;

  1. Pada Neraca Awal, surplus berjalan masih nol (0).


      1. Keadaan Pembukuan Setelah Tutup Buku

  1. Keadaan pada Laporan Keuangan dan Pencatatan Pembukuan Bulan Januari :

                1. Laporan Perkembangan Pinjaman (LPP) tidak mengalami perubahan kecuali khusus laporan pada Bulan Januari semua peminjam (kelompok) yang telah lunas tahun sebelumnya tidak dicantumkan. Bagi Pinjaman yang belum lunas, Alokasi Pinjaman dibulan Januari tetap menggunakan alokasi pinjaman awal (bukan sisa pinjaman);

          1. Laporan Kolektibilitas (desa dan kecamatan) tidak ada perubahan (tergantung Laporan Perkembangan Pinjaman);

          2. Laporan Rekonsiliasi :

  1. Penerimaan, terdiri dari Saldo Akhir (tahun lalu, 31 Desember/ Saldo Awal 1 Januari) Kas dan Bank + Penerimaan selama bulan berjalan (Januari)

  2. Penggunaan adalah jumlah pengeluaran tahun berjalan

          1. Neraca Januari : merupakan angka komulatif sesuai dengan transaksi yang terjadi ditambah atau dikurangi dengan transaksi yang terjadi selama bulan Januari.


          1. Laporan Operasional UPK (Surplus/Defisit) mulai dari awal lagi.

              1. Semua Buku Kas Harian dan Buku Bank dimulai dari saldo awal (selanjutnya ditambah atau dikurangi transaksi khusus yang terjadi pada Bulan Januari)

              2. Untuk bulan-bulan selanjutnya menggunakan tata cara dan proses pembukuan yang bersifat melanjutkan pencatatan transaksi berikutnya.

  1. STANDAR KERJA PENGELOLAAN ADMINISTRASI DAN PEMBUKUAN KEUANGAN UPK

A. Administrasi UPK

        1. Bidang Administrasi Umum

Standar administrasi UPK minimal terdiri dari :

      1. Buku Induk Pengurus

      2. Buku Agenda Surat

      3. Buku Tamu

      4. Buku Absen

      5. Notulen dan Berita Acara Rapat UPK

      6. Pengarsipan Kegiatan

      7. Papan Informasi

        1. Bidang Administrasi Perguliran

Standar administrasi perguliran minimal terdiri dari :

          1. Buku Induk Kelompok Peminjam

          2. Daftar Anggota Kelompok Peminjam

          3. Kartu Kredit Kelompok Peminjam

          4. Dokumen Rencana Perguliran

          5. Dokumen Pengajuan Pinjaman

          6. Dokumen Verifikasi Pinjaman

          7. Dokumen Persetujuan Pinjaman

          8. Dokumen Pencairan Pinjaman

          9. Dokumen Perjanjian Pemberian Pinjaman

          10. Dokumen Pembayaran Angsuran Pinjaman

          11. Daftar Perkembangan Pinjaman SPP

          12. Daftar Perkembangan Pinjaman UEP

          13. Kolektibilitas Pinjaman SPP

          14. Kolektibilitas Pinjaman UEP

          15. Pengarsipan Perguliran

        1. Bidang Administrasi/Pembukuan Keuangan UPK

Standar pembukuan keuangan minimal terdiri dari :

                1. Dokumen Perencanaan Keuangan

    1. Buku Kas BPPK

    2. Buku Kas DOK

    3. Buku Kas Harian Operasional UPK

    4. Buku Kas Harian SPP/UEP

    5. Buku Bank BPPK

    6. Buku Bak DOK

    7. Buku Bank Operasional UPK

    8. Buku Bank SPP/UEP

    9. Laporan Operasional UPK

    10. Neraca

    11. Buku Rekening Bank

    12. Rekonsiliasi Rekening

    13. Buku Daftar Inventaris

    14. Pengarsipan Keuangan

    1. Rekening Bank

Rekening yang dikelola UPK antara lain :

  1. Dana BLM ditempatkan dalam Rekening BPPK

  2. Rekening Dana UEP

  3. Rekening Dana SPP

  4. Rekening Dana Operasional

  5. Rekening Dana Operasional Kegiatan untuk Perencanaan

  6. Rekening Dana Operasional Kegiatan Pelatihan


    1. Pemegang Specimen

        1. Penandatanganan/pemegang specimen rekening yang dikelola UPK minimal dilakukan oleh 2 (dua) orang.

        2. Pemegang specimen masing-masing rekening diatur sebagai berikut :

        1. Rekening BPPK; Ketua UPK, Fasilitator dan Tokoh Masyarakat.

        2. Rekening Dana UEP; Ketua UPK dan Bendahara UPK.

        3. Rekening Dana SPP; Ketua UPK dan Bendahara UPK.

        4. Rekening Dana Operasional; Ketua UPK dan Bendahara UPK.

        5. Rekening Dana Operasional Kegiatan untuk Perencanaan; Ketua UPK, Fasilitator dan Tokoh Masyarakat.

        6. Rekening Dana Operasional Kegiatan Pelatihan; Ketua UPK, Fasilitator dan Tokoh Masyarakat.

    1. Pemegang/penyimpan Buku rekening

Pemegang/penyimpan Buku Rekening adalah orang yang tidak ikut menandatangani Buku Rekening, untuk itu pemegang/penyimpan buku rekening adalah Sekretaris UPK.


  1. STANDAR OPERASIONAL DAN PROSEDUR BADAN PENGAWAS (SOP BP UPK)

      1. Tujuan Umum

Sebagai pedoman dasar standar kerja bagi BP UPK untuk melindungi dan melestarikan asset UPK dan hasil kegiatan program lainnya serta menjadi acuan bagi BKAD / Forum MAD dalam melakukan evaluasi kinerja BP UPK.

      1. Tujuan Khusus

    1. Sebagai pedoman dasar pengawasan BP UPK terkait dengan pengawasan terhadap UPK.

    2. Menjadi pedoman dasar pengembangan BP UPK terkait dengan penilaian kesehatan kelembagaan UPK dan kelompok.

    3. Untuk melindungi dana yang dikelola Unit Pengelola Kegiatan (UPK)

    4. Menjamin terkelolanya dana bergulir agar tetap berdasarkan tujuan, prinsip dan aturan pokok serta mekanisma perguliran sesuai ketentuan PPK

    5. Sebagai pedoman Pemerintah Daerah dalam pembinaan, perlindungan, pelestarian dan pengembangan BP UPK.

      1. Fungsi BP UPK

  1. Fungsi Pengawasan

    1. Sebagai Lembaga Pengawas UPK dan Kelompok, melakukan pemantauan terhadap tugas dan tanggung jawab UPK serta pencapaian target yang telah dibebankan kepada UPK (realisasi vs target)

    2. Sebagai Lembaga Pendukung BKAD. BP UPK dibentuk dan memperoleh mandat dan kewenangan dalam bidang pengawasan dari BKAD yang meliputi:

  1. Melaksanakan pemeriksaan (audit) keuangan.

  2. Melaksanakan pemeriksaan (audit) operasional.

  3. Memberikan rekomendasi tindak lanjut atas hasil pemeriksaan.

  1. Fungsi Pemeriksaan

    1. Sebagai Internal Auditor, untuk menguji dan memastikan kelayakan transaksi, administrasi dan pelaporan bulanan sehingga dapat dipakai sebagai alat mengambil keputusan oleh pihak–pihak yang berkepentingan

    2. Sebagai Advisor, untuk memberikan saran dan masukan serta pertimbangan dalam peningkatan kualitas pengelolaan kegiatan.

    3. Sebagai Investigator, untuk menemukan, meneliti dan mengkaji potensi serta indikasi penyalahgunaan wewenang Pengurus/Pengelola UPK yang bisa merugikan keuangan UPK dan menguji kelayakan usaha.

    4. Tugas dan Tanggung Jawab BP UPK

      1. Melakukan pemeriksaan dan evaluasi transaksi, bukti transaksi, dokumen-dokumen, pelaksanaan administrasi dan pelaporan pengelolaan keuangan dan pinjaman yang dikelola oleh UPK.

      2. Melakukan pengawasan terhadap ketaatan UPK terhadap AD/ART BKAD, SOP UPK dan keputusan forum MAD.

      3. Memantau pelaksanaan tugas dan tanggung Jawab Pengurus UPK

      4. Memantau realisasi anggaran UPK dan rencana kerja UPK.

      5. Memantau pelaksanaan tugas dan tanggung jawab tim lain yang dibentuk MAD dalam pelaksanaan PPK.

      6. Menyampaikan laporan pelaksanaan tugasnya kepada forum MAD

    1. Wilayah Pemeriksaan

      1. Pengelolaan Pinjaman

melakukan penilaian sistem/aturan perguliran, kondisi permodalan dan hasil (performance) pengelolaan pinjaman. Hasil penilaian aspek ini memberikan indikasi tentang kesiapan UPK dalam mengelola kegiatan pinjaman baik secara kualitatif maupun kuantitatif, sehingga dapat diketahui prospek pinjaman yang dikelola pada masa mendatang.

      1. Pengelolaan Keuangan

Melakukan penilaian terhadap sistem/aturan pengelolaan keuangan yang mencakup proses perencananan, pelaporan dan hasil (performance) pengelolaan. Dalam penilaian aspek ini menekankan kesiapan UPK dalam mengelola keuangan program apapun atau proyek apapun dikemudian hari, karena penilaian didasarkan pada pengelolaan transaksi keuangan yang normatif sesuai standar dalam UPK.

      1. Kelembagaan,

Melakukan penilaian kelembagaan UPK agar mempunyai sistem/aturan yang memadai untuk pengelolaan program dan pelestarian, mempunyai kapasitas SDM yang mendukung, proses yang transparan, dan hasil yang akuntabel.

    1. Obyek Pemeriksaan

  1. Berita Acara MAD

  2. Proposal pinjaman dan realisasi pencairan

  3. Kelengkapan transaksi meliputi bukti transaksi, kuitansi, nota.

  4. Buku rekening

  5. Administrasi keuangan dan pinjaman, meliputi buku kas dan buku bank, buku bantu hutang serta kartu kredit

  6. Pelaporan keuangan UPK bulanan, meliputi Neraca, laporan operasional, Laporan Perkembangan Pinjaman, laporan kolektibilitas pinjaman, daftar inventaris, laporan realisasi penyaluran dana, rekonsiliasi rekening serta cash opname

  7. ketaatan prosedur meliputi prosedur transaksi, pencatatan harian, pelaporan bulanan, prosedur perguliran, prosedur kebijakan lainnya

  8. Dokumen lainnya

7. Jenis Pemeriksaan

a. Audit Keuangan

Adalah pemeriksaan yang dilakukan untuk mengukur tingkat kewajaran laporan keuangan dengan menggunakan instrumen dan standar yang telah ditentukan dalam UPK.

  1. Audit Manajemen

Adalah audit yang dilakukan untuk mengukur tingkat kinerja / performa manajerial dalam hal pencapaian target yang telah direncanakan, meliputi aspek penganggaran keuangan (budgeting), perencanaan kegiatan, efisiensi anggaran, pengambilan kebijakan yang terkait dengan pelaksanaan kegiatan.

  1. Audit Kepatuhan

Adalah audit yang dilakukan untuk mengukur tingkat kepatuhan terhadap peraturan yang berlaku (due diligence), baik yang umum (hukum negara yang berlaku di Indonesia) maupun khusus (PTO, Memorandum, SOP dan SKeputusan MAD)

  1. Audit Kecurangan/ Praud Audit

Adalah audit khusus yang dilakukan untuk menemukan adanya indikasi kecurangan. Auditor bertugas untuk mencari bukti-bukti atas terjadinya kecurangan. Keberadaan BP UPK sebagai garda depan dalam Sistem Pengendalian Intern (SPI) dan agar potensi penyalahgunaan wewenang dapat diketahui sejak dini.

    1. Tata Cara Pemeriksaan

  1. BP UPK melakukan pemeriksaan terhadap UPK sedikitnya 2 (dua) kali dalam setahun, yaitu pada tengah tahun buku berjalan dan pada akhir tahun buku.

  2. Pemeriksaan akhir tahun dilakukan setelah 31 Desember dan dilakukan pada bulan Januari.

  3. Bila sampai dengan tanggal 15 Januari BP UPK belum mengadakan pemeriksaan terhadap UPK, maka PjOK dan/atau Ketua BKAD berkewajiban memerintahkan BP UPK untuk segera melakukan pemeriksaan.

  4. BP UPK membuat perencanaan audit meliputi jadwal audit, pembagian tugas masing-masing anggota BP UPK dan penyiapan checklis audit dan form audit.

  5. Setelah jadwal tersusun, BP UPK berkewajiban memberitahukan rencana tersebut kepada Pengurus/Pengelola UPK selambat-lambatnya 3 (tiga) hari sebelum hari H (H – 3).

  6. Membuat kesimpulan hasil pemeriksaan meliputi : temuan, tanggapan, rekomendasi dan rencana kerja tindak lanjut.

  7. Membuat laporan hasil pemeriksaan.

    1. Opini dan Rekomendasi Pemeriksaan

                1. Wajar Tanpa Syarat (Unqualified Opinion)

Laporan Keuangan UPK dinyatakan Wajar / Layak, jika semua kelengkapan administrasi, laporan keuangan dan bukti transaksi dalam checklis sebagaimana tertuang dalam form-form telah terpenuhi pada saat pemeriksaan (100% Lengkap) dan tidak ada keraguan dalam validitas pelaporan sebagaimana hasil audit yang dituangkan dalam form audit.

  1. Wajar Dengan Syarat (Qualified Opinion)

Laporan Keuangan UPK dinyatakan Wajar dengan syarat, bila ditemukan adanya beberapa kekuranglengkapan bukti transaksi dalam checklis sebagaimana tertuang dalam form atau ada keraguan dalam validitas pelaporan sebagaimana hasil audit yang dituangkan dalam form audit.

  1. Menolak Berpendapat (Disclaimer Opinion)

Laporan Keuangan UPK dinyatakan Menolak Berpendapat, bila ditemukan adanya ketidaklengkapan administrasi, Laporan Keuangan UPK atau sebagian besar bukti transaksi dan pendukungnya tidak dapat ditunjukkan seperti dalam checklis sebagaimana tertuang dalam form atau sebagian besar pelaporan dalam keadaan tidak valid sebagaimana hasil audit yang dituangkan dalam form audit.

  1. Pendapat Tidak Setuju (Adverse Opinion)

Laporan Keuangan UPK dinyatakan Pendapat Tidak Setuju, apabila BP UPK tidak bisa melakukan pemeriksaan dikarenakan :

          1. UPK sudah tidak aktif

          2. Semua administrasi dan pelaporan tidak ditemukan

          3. UPK menolak diperiksa

          4. Terdapat ancaman yang membahayakan keselamatan BP UPK.




LAMPIRAN




0 komentar: